Control de bodega y manejo de inventarios en logística

7 claves para el control de bodega y manejo de inventarios

Lo más importante que debes saber para destacarte en tu rol.

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Aquí verás cuáles son las habilidades más importantes que se requieren para tener una gestión destacada en el control de bodega y manejo de inventarios.

Para administrar el almacenamiento de tu bodega de forma destacada es fundamental tener habilidades duras y blandas, es decir, conocimientos técnicos y habilidades humanas que te permitan visibilizar los resultados de tu gestión.

Aunque factores internos y externos pueden influir en el impacto de tu trabajo en la operación, te compartiremos en este artículo las 7 claves para administrar tu bodega de una manera eficiente. Analiza cada una de ellas y revisa en dónde están tus fortalezas y en dónde están tus oportunidades de mejora.
¿Listos? ¡Iniciamos!

1. Identificar los tipos de producto almacenados

Hagamos una lista de chequeo para identificar los materiales que almacenas en tu bodega:

🍎¿Son perecederos o no?

⬆️ ¿Son de gran volumen?

#️⃣⌚ ¿Con qué cantidad y con qué frecuencia entran y salen del almacén?

🧊 ¿Requieren de condiciones especiales? Por ejemplo, temperatura.

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2. Interacción con otros procesos de la organización

Quiénes son mis proveedores internos y externos, mis clientes internos, cómo me conecto con ellos. Administrar el almacén a un nivel superior implica conocer y documentar:

Cómo se realiza la recepción de proveedores internos y externos

Cómo se realiza la salida de materiales y productos de la bodega.

Los tipos de vehículos que llegan

Los elementos que se requieren para el cargue o descargue (montacargas, moduladores, personas, etc.)

El tipo de material

El tipo de empaque y de paletizado

Y todo lo demás que permita estar preparados ante cada parte interesada.

Recepción

Salida

Tipo Vehículo

Interacción de procesos

Cargue/descargue

Tipo de material

Empaque

Debes contar con una capacidad de gestión ágil. Buscar la solución a los problemas que se presenten, buscando alternativas mas no culpables. También, tener un equilibrio entre la orientación a resultados y la empatía, considerando cómo tu decisión afecta los demás procesos, contando con la mayor y mejor información de las fuentes para tomar las decisiones.

3. Liderar a tu equipo de trabajo

Un líder no solamente da órdenes. Eso lo habrás escuchado o leído en alguna ocasión. La realidad es que para tener un exitoso control de bodega y manejo de inventarios debes contar con la confianza de tu equipo de trabajo.

Tu equipo debe tener la capacidad de operar en tu ausencia, poder resolver problemas o buscar a las personas indicadas que les puedan ayudar a solucionarlos. No basta con dar órdenes, se hace necesario capacitar al personal, delegar las tareas y empoderarlos. Esto es esencial en el control de bodega cuando cuentas con varios turnos al día.

Debes ser consciente que hay momentos para exigir y tener firmeza y hay momentos para ser más flexible y comprender las situaciones particulares que suceden en cada persona. Mantener el equilibrio te permitirá que tu equipo responda cuando más lo necesitas y sea el soporte total de los resultados de tu proceso logístico exitoso.

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4. Anticípate a los problemas de diferencias de inventario

De la trazabilidad de las diferencias de inventario depende la buena administración del almacén: buscar en los históricos de entradas y salidas, revisar cambios de ubicación y otros movimientos de inventario, te ayudarán a encontrar el error.

Hacer esta actividad con frecuencia te permitirá hacerlo cada vez más rápido y tener un óptimo manejo de inventarios.

Evita aplazar los movimientos en el sistema; hazlos tan pronto sea posible para no tener dolores de cabeza más adelante. Por ejemplo, cuando los cierres contables no te permiten hacer modificaciones en el sistema o cuando hacer estos movimientos implican altos costos para la empresa.

5. Domina los sistemas de información como SAP

Uno de los sistemas de información más comunes y usados en el mundo es SAP. Según su sitio web, SAP produce “software para gestión de procesos de negocio que facilitan el procesamiento eficaz de datos y el flujo de información entre las organizaciones.” Aquí veremos lo importante que es conocer cómo funcionan sus módulos de gestión de inventario…

¿Qué significa dominar SAP para administrar el almacenamiento? Tener habilidad en el manejo de las transacciones (operaciones) en el sistema, sabiendo para qué sirve cada una, cómo afecta a otros procesos pero, sobre todo, usar ese conocimiento para crear rutinas (pequeñas automatizaciones) para facilitar estas labores que son repetitivas.

En definitiva, esta habilidad se demuestra si sabes qué tipo de transacción aplicar para los diferentes movimientos de inventario en tu proceso.

6. ¿Cuándo hacer inventario si tengo gran cantidad de referencias?

Definir la frecuencia con la cual se realizan los inventarios de tu bodega depende de diferentes factores, como lo mencionamos en el punto 1. Sin embargo, una táctica común que puedes ejecutar son los inventarios cíclicos, basados en la clasificación ABC y articulados con la clasificación XYZ.

Los inventarios cíclicos son una técnica de inventarios que se realiza varias veces al año y no solamente una vez anual, como se suele suponer. Ahora te preguntarás, cómo realizarlos de forma eficiente para lograr los objetivos al administrar tu bodega.

Pues bien, la clasificación ABC te permite agrupar los materiales en tipo Pareto, donde el 20% de los materiales representan el 80% del valor del inventario total. Es decir, el grupo A puede valer 80 de cada 100 dólares, el grupo B 15 de cada 100 dólares y el grupo C 5 de cada 10 dólares. Inicialmente, realizaríamos inventarios cíclicos a lo que más vale en nuestra bodega.

Sin embargo, es probable que tengamos materiales que tienen un alto valor de inventario pero tienen una rotación baja. Es allí donde nos encontramos con la necesidad de incluir el factor demanda en los materiales a incluir en inventarios cíclicos. Aquí aparece la clasificación XYZ, que prioriza la rotación del inventario de la misma manera que ABC: el 20% de los materiales representan el 80% de la rotación del inventario.

La solución: realiza inventarios cíclicos a los materiales que cuentan con alto valor de inventario y alta rotación. Estos son los materiales más críticos en la administración del inventario.

7. Esta tecnología portátil la debes aprovechar

Una norma básica de los “7 desperdicios”: no generes desplazamientos innecesarios cuando tienes la tecnología a disposición para evitarlos. Aprovecha impresoras portátiles y tabletas con lector incorporado conectadas a SAP o a tu sistema de información para generar rótulos en estanterías de gran altura y realizar inventarios sin realizar demasiados desplazamientos.

Así evitarás que el personal esté constantemente desperdiciando tiempo en labores que les pueden ayudar a ser más eficientes.

Conclusión: ¿qué hacer con todas estas claves para administrar el inventario?

Comienza por aplicar aquellas que implican capacidades blandas: la comunicación con tu equipo, el empoderamiento permanente. Continúa por conocer el inventario con sus diferentes características y finaliza con la disciplina al realizar movimientos de inventario a tiempo. Estas son las puntadas iniciales para contar con un control de bodega y gestión de inventarios eficiente.

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